Документом, подтверждающим факт нахождения работника в командировке по служебной необходимости и по этой причине отсутствия его на рабочем месте, является командировочное удостоверение.
Кроме того, оно является одним из основных условий:
- для оформления служебной командировки;
- для ведения отчетности, в частности командировочных расходов
Нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году
Однако оформление служебных командировок с 2018 года значительно упростилось.
Сегодня, чтобы отправить работника в поездку по служебной необходимости, уже не нужно оформлять нижеуказанные документы:
- командировочное удостоверение;
- отчет о служебной поездке;
- служебное задание.
Все это значительно облегчило жизнь кадровым служащим. Но поскольку требования о необходимости учета командировочных расходов для осуществления контроля финансовой деятельности организации никто не отменял, вопрос правильного учета остался открытым для служащих бухгалтерии.
Подробности оформления командировок сотруднков в 2018 году узнайте из видео.
Правила и особенности заполнения в 2018 году
Оформление командировочного удостоверения на сегодняшний день не является обязательным.
Но на усмотрение администрации предприятия данный бланк можно использовать для осуществления контроля командировочных расходов. В этом случае его форма может быть произвольной, специально разработанной бухгалтером предприятия и утвержденной в учетной практике организации.
Еще один вариант — взять за основу прежний унифицированный образец формы Т-10. Данное решение об использовании командировочного удостоверения в системе документооборота компании необходимо закрепить в локальном нормативном акте.
В этом же акте можно систематизировать и утвердить новую систему учета командировочных издержек и оформления командировок согласно действующему законодательству.
Использования для оформления бланк формы Т-10 позволяет подтверждать факт убытия и прибытия служащего, а также фиксировать дату и место этих событий, что дает возможность рассчитывать и списывать суточные расходы.
Вышеуказанная форма состоит из двух частей: лицевой и оборотной стороны.
Лицевая часть содержит информацию:
- наименование предприятия;
- ФИО, должность, наименование структурного подразделения;
- целевое назначение поездки;
- пункт назначения;
- срок отсутствия работника (дата убытия и прибытия);
- данные паспорта;
- подпись руководителя компании.
Оборотная часть документа отражает данные отправляющей и принимающей стороны:
- наименование организации и населенного пункта, где она расположена;
- дату отправления и прибытия на место назначения;
- ФИО должностных лиц, осуществляющих вышеуказанную запись, а также их подпись, заверенную печатью организаций, соответственно, отправляющей и принимающей стороны.
В случае, если работник организации командирован в несколько пунктов назначения, то оборотная сторона должна содержать все наименования организаций, куда направляется работник, согласно служебного задания. Каждое место назначение должно быть заверено подписью и печатью принимаемой организации.
vesbiz.ru
Кто оформляет командировочное удостоверение
Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк
Скачать образец заполнения
командировочного удостоверения по форме Т-10 .doc
Порядок оформления Т-10
Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.
Часть 1
Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.
Часть 2
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Часть 3
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения
Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.
assistentus.ru
Заполнение формы Т-10
Командировочное удостоверение по форме Т-10 – это двухсторонний бланк, на одной стороне которого содержится общая информация о командировке и командируемом сотруднике, а на другой стороне – наименования, подписи и печати организаций, в которых он побывал во время поездки.
Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Строка «Командируется в». Указывается место назначения командировки (страна, город, населённый пункт, наименование организации).
Ниже – цель и продолжительность командировки согласно служебному заданию. Первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
Затем указываются данные паспорта или документа, его заменяющего.
Форма Т-10 подписывается руководителем организации.
Командировочное удостоверение: образец
- 1 сторона -
ip-spravka.ru
Командировочные удостоверения: исторический экскурс
С 8 января 2015 года командировочные удостоверения перестали быть обязательным документом при оформлении командировок. Упоминаний о них в Положении об особенностях направления в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, больше нет.
Поэтому в настоящее время командировочные удостоверения применяются только в тех организациях, которые предусмотрели их использование в своих локальных нормативных актах о командировках (положениях, приказах и т.п.), принятых в соответствии со ст. 168 ТК РФ.
При этом форма удостоверения должна быть утверждена приказом по организации (в составе учетной политики). Возможно применение унифицированной формы № Т-10, если это надлежаще утверждено работодателем.
Скачать бланк формы Т-10 можно бесплатно в системе КонсультантПлюс. А здесь вы можете ознакомиться с формой Т-10.
Однако не возбраняется использование и самостоятельно разработанного организацией бланка командировочного удостоверения.
Отметки принимающей организации в командировочном удостоверении
Вместе с командировочными удостоверениями канули в Лету и журналы учета командировок, где фиксировались данные об убывших в командировку работниках и прибывших чужих командированных работниках. Если же работодатель посчитает нужным такой журнал все же вести, то это не будет нарушением.
Если в организации, куда командирован работник, не предусмотрено оформление командировочных удостоверений, то отметку о прибытии, возможно, ему не поставят. В случае отказа обязать принимающую организацию проставлять отметки никто не может.
В этом случае даты прибытия и убытия работник должен будет подтвердить проездными документами.
Как оформить командировочное удостоверение?
Порядок оформления командировочного удостоверения в организации, его использующей, должен быть прописан в локальном положении о командировках.
Обычно его заполняет работник кадровой службы, а при его отсутствии — секретарь или бухгалтер. Удостоверение составляется в одном экземпляре, оформляется рукописно или печатным способом.
Приведем образец заполнения командировочного удостоверения.
Скачать образец заполнения формы Т-10 можно в нашей статье.
Содержание командировочного удостоверения
Таким образом, единого образца командировочного удостоверения теперь не существует.
Если организация посчитала целесообразным использовать у себя командировочные удостоверения и разработать свой бланк, включать туда нужно следующие сведения:
- номер и дату выдачи удостоверения;
- название организации (полное и сокращенное);
- ФИО сотрудника, его табельный номер, должность и структурное подразделение;
- наименование организации - принимающей стороны;
- цель поездки (должна соответствовать формулировке служебного задания и/или приказа);
- продолжительность поездки в календарных днях.
Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации, заверяется печатью.
Традиционно на обороте удостоверения отражаются данные о прибытии работника в место командировки и убытии из него. Эта информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
glavkniga.ru
Форма командировочного удостоверения в 2018 году
05.01.2004 Постановлением № 1 Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму № Т-10. Можно использовать эту форму или разработать бланк самостоятельно.
Разрабатывая собственную форму необходимо соблюсти требования идентификации хозяйственной операции, установленные ч. 2 и 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете». В бланк должны быть включены следующие реквизиты:
- наименование;
- дата заполнения;
- наименование организации, которая выдала командировочное удостоверение;
- содержание хозяйственной операции (цель командировки в командировочном удостоверении, примеры: проведение инвентаризации, повышение квалификации и т. д.);
- количество дней;
- Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление.
Скачать бланк командировочного удостоверения в 2018 году
Как заполнять
Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:
- наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
- код ОКПО: 12345678;
- регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2018;
- Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
- структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
- куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
- цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
- количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2018 года;
- паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
- подписываем у руководителя;
- ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2018;
- отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2018, выбыл 30.11.2018;
- делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.2018.
gosuchetnik.ru
Порядок заполнения
Отмена командировочных удостоверений никак не сказалось на порядке его заполнения. Бланк удостоверения или унифицированной формы Т-10 заполняется с двух сторон.
1. Заполнение начинается с внесения сведений о наименовании организации и восьмизначного кода ОКПО.
3. Записываем фамилию, имя, отчество командируемого работника и его табельный номер.
4. Вносим сведения о структурном подразделении и должности командируемого.
5. Указываем, куда командируется сотрудник.
6. Прописываем цель его командирования.
7. Указываем количество календарных дней командировки и период поездки по датам.
8. Прописываем паспортные данные сотрудника.
После подписи первого лица переходим к заполнению оборотной стороны бланка.
10. В левой верхней части документа, в графе «Выбыл из», указываем наименование населенного пункта и название собственной организации. Ставим дату, когда работник должен уехать в командировку, подписываем и заверяем печатью предприятия.
11. Прибыв в место командирования, работник должен отметить в бланке формы свой приезд. Для этого он идет в одел кадров той организации, в которую его направили, и просит кадровика сделать ему отметку о прибытии аналогичным порядком, который описан в пункте выше.
12. Когда настанет время возвращаться, работнику необходимо поставить отметку в своем командировочном удостоверении об убытии.
13. По возвращению на работу сотрудник сдает документ в свой отдел кадров, где ему сделают отметку о прибытии и окончании командировки.
Заполненный образец командировочного удостоверения
Хранение командировочных документов
Несмотря на то, что командировочное удостоверение отменили, в случае если организация их использует наравне со служебными заданиями, эти документы должны храниться вместе с приказами в отделе кадров организации пять лет, после чего они уничтожаются установленным на предприятии порядком.
Порядок оформления командировки в 2019 году актуален в связи с отменой в 2019 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.
Нормативная база
Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.
Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.
Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Цели поездок
Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.
Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.
Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.
Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:
- старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
- проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
- поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
- открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.
Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в .
Оформление командировки руководителя (директора) в 2019 году
Правила и требования
Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.
Служебная командировка отвечает условиям:
- осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
- поручение не связано с постоянным рабочим местом;
- поездка ограничена временными рамками;
- сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.
Сколько дней может длиться поездка?
Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.
Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.
При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.
В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.
Оформление замены
Обязанностью руководителя является подписание с работниками, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.
Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.
Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).
Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.
В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.
Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.
Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.
После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.
Пример доверенности:
Пример составления доверенности
Пример приказа о передаче полномочий:
Пример приказа
Пример дополнительного соглашения:
Допсоглашение к трудовому договору
Документы
Документы, которыми в 2019 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.
Фактический период пребывания в поездке устанавливается:
- при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
- в других случаях – на основании проездных документов.
Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет о потраченных средствах с подтверждающими документами:
- расходов, связанных с поездкой ( , проезда и т.п.);
- использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
- служебной записки о периоде поездки.
Приказ
Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.
Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.
Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.
Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.
Служебная записка
Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо , командировочного удостоверения, . На основании служебной записки оформляется приказ.
Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:
- В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
- В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
- Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
- Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.
Это необходимо для корректного расчета суммы .
Пример служебной записки:
Пример составления служебной (докладной) записки
Оплата и возмещение расходов
Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:
- на проезд;
- на аренду жилья;
- суточные расходы на проживание;
- другие расходы по согласованию с работодателем.
Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или .
Авансовый отчет
После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.
По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.
Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.
В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.
Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.
Питание и проживание, суточные
Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или .
Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.
Если проезд осуществлялся на личном автомобиле
При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:
- маршрутный лист;
- оплаченные счета, чеки, квитанции;
- документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.
Нюансы для руководителей бюджетных учреждений
При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.
В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.
Командировки работников - явление весьма распространенное, причем как в организациях, так и у индивидуальных предпринимателей (далее - ИП). Однако командировкой можно признать далеко не всякую деловую поездку. О том, какие условия должны выполняться предпринимателями в отношении командирования работников, мы и поговорим далее.
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ О КОМАНДИРОВКАХ
Для того чтобы разобраться с вопросами отнесения деловых поездок к командировкам, необходимо в первую очередь определиться с тем, что понимается в российском праве под данным термином.
Как следует из ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Так как в данном случае речь идет о таких субъектах, как работник и работодатель, можно сделать вывод, что командировки возможны лишь в рамках трудовых отношений. Следовательно, организация не может направить в служебную командировку человека, выполняющего работы или оказывающего услуги по гражданско-правовому договору.
На это указывает и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в ред. от 14.05.2013; далее - Положение), а также ст. 11 ТК РФ, из которой следует, что нормы трудового права не распространяются на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера.
Кто может быть командирован?
Сторонами трудового договора, как известно, являются работник и работодатель. Причем в отличие от работника, под которым всегда понимается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем, в качестве работодателей, согласно ст. 20 ТК РФ, могут выступать не только организации, но и ИП, частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, использующие труд наемных работников. Следовательно, в командировку может быть направлен как работник организации, так и работник ИП.
Однако следует помнить, что в отношении некоторых категорий лиц Трудовым кодексом РФ установлен запрет на направление их в командировки .
К таким лицам относятся:
работники в период действия ученического договора, при условии, что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
беременные работницы (ст. 259 ТК РФ);
работники в возрасте до 18 лет, за исключением несовершеннолетних спортсменов (ст. 348.8 ТК РФ) и творческих работников, перечисленных в ст. 268 ТК РФ.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 166 ТК РФ указано, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому нельзя считать командировкой работу курьера, торгового агента, стюардессы, машиниста, проводника, водителя-дальнобойщика и т. д. Однако если данная категория лиц в интересах ИП направляется в поездку для выполнения поручения, отличного от своих основных трудовых обязанностей, то такая поездка будет считаться командировкой.
Откуда и куда?
Отметим, что командировкой признается выполнение поручения вне места постоянной работы . Обратимся к ст. 57 ТК РФ, посвященной содержанию трудового договора, согласно которой местом постоянной работы считается место расположения организации, либо ее обособленного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором, либо рабочего места.
Причем это может быть как головной офис фирмы, так и ее структурное подразделение или рабочее место, расположенное в другой местности.
В последнем случае в трудовом договоре, заключаемым с работником, оговаривается, что местом работы работника является обособленное подразделение организации, местонахождение которого отлично от местоположения самой организации.
Поэтому для работников, работающих в обособленных подразделениях фирм, поездка в головную организацию также будет являться служебной командировкой, и наоборот.
Таким образом, к служебной командировке можно приравнять и поездку работника для выполнения служебного поручения в обособленное подразделение своей организации в пределах одного населенного пункта.
На какой срок?
Трудовой кодекс РФ не ограничивает сроков служебных командировок и не поясняет того, кем они определяются. В п. 4 Положения установлено, что срок командировки определяется работодателем самостоятельно, с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Об этом напоминает и УФНС России по г. Москве в письме от 28.10.2010 № 16-15/113462@ «О порядке учета расходов на командировки в целях налогообложения прибыли».
Таким образом, ни Трудовой кодекс РФ, ни Положение не содержат каких-либо ограничений в части минимальных или максимальных сроков служебных командировок. Поэтому ИП вправе направить работника как в однодневную командировку, так и в более длительную.
Вместе с тем нужно учитывать, что командировка представляет собой временное событие, в течение которого работник выполняет поручение работодателя. Поэтому направление в очень длительную служебную командировку может повлечь за собой со стороны налоговых органов требование о регистрации обособленного рабочего места.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
Первичные документы необходимы
Разумеется, командировка работника должна быть документально оформлена соответствующим образом, причем и в данном случае не имеет значения, кто выступает работодателем, - организация или ИП.
Все без исключения организации обязаны вести бухгалтерский учет. Требование о документальном подтверждении фактов хозяйственной жизни выдвигает Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон № 402-ФЗ), вступивший в силу с 1 января 2013 г.
Согласно ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ ИП могут не вести бухгалтерский учет, но только при условии, что, в соответствии с налоговым законодательством, они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством. Сегодня такой порядок ведения налогового учета имеется у всех категорий предпринимателей, начиная от тех, кто применяет традиционную систему налогообложения, уплачивая налог на доходы физических лиц (НДФЛ), и заканчивая теми ИП, которые уже с 2013 г. планируют использовать вводимую с 1 января 2013 г. патентную систему налогообложения.
В частности, для ИП, уплачивающих с предпринимательских доходов НДФЛ, такой Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей утвержден Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (далее - Порядок учета).
Из указанного Порядка учета вытекает, что ИП ведет учет доходов и расходов и хозяйственных операций путем фиксирования в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя операций о полученных доходах и произведенных расходах в момент их совершения на основе первичных документов позиционным способом. Так как в налоговом праве самостоятельное понятие «первичный документ» отсутствует, то на основании ст. 11 НК РФ предприниматели руководствуются понятием, закрепленным в Федеральном законе № 402-ФЗ.
Следовательно, требование об использовании бухгалтерской «первички» распространяется на всех работодателей, в том числе и на ИП.
Составляем документы
Таким образом, ИП, как и любой работодатель, должен оформить для направляемого в командировку работника служебное задание , в котором указываются:
фамилия, имя и отчество работника, направляемого в командировку;
структурное подразделение, профессия или должность работника;
место командировки;
даты начала и окончания поездки;
количество календарных дней командировки.
Документ подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, а при отсутствии подразделений - самим ИП.
На основании служебного задания издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку , который подписывается самим ИП или лицом, на которое возложены такие полномочия.
В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.
На основании утвержденного приказа (распоряжения) оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре. Удостоверение вручается работнику, направляемому в командировку, находится у него в течение всего ее срока и подтверждает фактическое время пребывания работника в служебной командировке, которое определяется по отметкам о времени прибытия в место командировки и выбытия работника.
Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения , то в каждом из них в командировочном удостоверении необходимо сделать соответствующую отметку о прибытии и выбытии.
Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности фирмы, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При командировках по России и в большинство стран СНГ наличие командировочного удостоверения является обязательным. Если имеет место поездка в страны дальнего зарубежья, то оформлять его нет необходимости, на что указывает п. 15 Положения.
Учет командировочных расходов
Перед отправлением работника в служебную командировку ему под отчет выдаются денежные средства на командировочные расходы, что прямо предусмотрено п. 10 Положения.
Напомним, что с 1 января 2012 г. порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации регулируется нормами Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П; далее - Положение о порядке ведения кассовых операций).
Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций ИП, так же как и юридические лица, ведут кассовую книгу и оформляют поступление и выдачу денег посредством приходных и расходных кассовых ордеров .
Порядок выдачи денежных сумм под отчет, применяемый в том числе ИП, фактически установлен п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций.
Как следует из указанной нормы, выдача денег на расходы, связанные с деятельностью ИП, производится на основании расходного кассового ордера 0310002 , унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000).
Указанный документ оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составляемому в произвольной форме, в котором указывается требуемая сумма и срок, на который производится выдача наличных. Заявление визируется предпринимателем с указанием даты и передается в бухгалтерию.
Обратите внимание, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - самому ИП) авансовый отчет , приложив к нему подтверждающие документы.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером, бухгалтером или самим предпринимателем, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный ИП.
Предпринимателям рекомендуется обратить внимание на письмо Банка России от 02.08.2012 № 29-1-2/5603, разъясняющее, что наличные деньги, снятые ИП с расчетного счета на личные нужды, могут расходоваться им без каких-либо ограничений. Составления авансового отчета по таким суммам не требуется.
Таким образом, возвратившись из командировки, работник ИП обязан отчитаться по ее итогам, а также представить в бухгалтерию либо самому предпринимателю авансовый отчет вместе с оправдательными документами по своим расходам.
Причем отчитаться по командировке и сдать отчет в бухгалтерию нужно не позднее трех рабочих дней с момента возвращения. На это указывает как п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, так и п. 26 Положения.
В. В. Семенихин, руководитель «Экспертбюро Семенихина»
На кого не распространяются правила из статьи:
- на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
- на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
- на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.
Вот пять шагов для оформления командировки.
Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.
Шаг 1: оформите приказ о командировке
Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.
Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.
Шаг 2: оплатите командировку
Суточные
Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.
Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.
Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.
Компенсация расходов на жильё и проезд
Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.
По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.
Зарплата
Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.
Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени
В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».
Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт
В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.
Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.
Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.
Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН
При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:
- на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
- на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
- на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
- суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.
Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.
НК РФ) Налогового кодекса в вопросе о правилах учета командировочных расходов содержат отсылку на статью 264 Налогового кодекса. Где в подпункте 12 пункта 1 прямо прописано право относить суточные на затраты. Конечно, при условии, что командировка связана с деятельностью, направленной на получение дохода. Суточные для целей налога на прибыль, НДФЛ и единого налога по «упрощенке» не нормируются. Лимит расходов, на который часто ссылаются налоговики, установлен постановлением Правительства РФ от 02.10.02 № 729 в размере 100 рублей для организаций, финансируемых за счет федерального бюджета. К ИП он отношения не имеет. Поэтому размер суточных предпринимателю достаточно заранее закрепить во внутреннем документе, как того требует статья 168 ТК РФ. Например, в приказе или положении о командировках.
Командировки работников индивидуального предпринимателя
Таким образом, индивидуальный предприниматель не вправе учесть в составе затрат произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, равно как и наем жилого помещения, суточное или полевое довольствие. Такой точки зрения придерживаются специалисты финансовых и налоговых органов (письма Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/160, УФНС России по г.
Так, в письме Минфина России от 07.09.2010 № 03-11-11/235 был дан ответ на вопрос о праве индивидуального предпринимателя, применяющего УСН, признать расходы на поездки и проживание самого ИП, произведенные в интересах производства. Представители финансовых органов напомнили, что в соответствии с подп.
13 п. 1 ст.
О расходах на командировку для ип
Суточные также не облагаются у ИП страховыми взносами, так как он платит их за себя в фиксированной сумме (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Таким образом, предприниматель, установив внутренним документом значительный размер суточных, может без реальных затрат значительно скорректировать налоговую нагрузку как на общем режиме, так и на «упрощенке» с базой «доходы минус расходы».
Комментарий «ПНП». Схема основана на двойственности положения предпринимателя. С одной стороны, он – работодатель, с другой – работник.
Как работодатель, он обязан выплачивать суточные лицу, направленному в командировку. Как работник, имеет право требовать компенсации командировочных расходов.
Отметим, что подтверждать реальность компенсируемых суточными расходов какими-либо чеками, квитанциями или другими расходными документами не нужно – налоговое законодательство этого не требует.
Архив
Внимание
Подтверждают это и письма Минфина России от 26.02.09 № 03-03-06/1/96 и от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, а также ФНС России от 03.12.09 № 3-2-09/362. Впрочем, при реализации схемы разногласия с проверяющими весьма вероятны.
Налоговики свою позицию по данному вопросу изложили в письме УФНС России по г. Москве от 15.08.07 № 18-1/3/ И запретили учитывать в составе затрат предпринимателя все расходы, связанные с командировкой, оплаченные самому себе, поскольку он не является наемным работником.
Правда, речь в письме идет только про «упрощенцев». Кроме того, проверяющие могут сослаться на тот факт, что если у физлица в качестве предпринимателя суточные – расход, то у него же в качестве работника это доход, облагаемый НДФЛ (см. схему).
В то же время сказано и о расходах предпринимателя на проезд в общественном транспорте к месту оценки и обратно (ИП осуществлял деятельность по оценке ущерба), наем жилого помещения, которые согласно подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ включаются в состав расходов при условии обоснованности и документального подтверждения. Мнение о том, что индивидуальный предприниматель вправе учесть при определении налоговой базы по налогу при УСН расходы в виде оплаты своего проезда к месту командировки и обратно, а также по найму жилого помещения и суточные, высказал в своем интервью заместитель начальника отдела специальных налоговых режимов Департамента налоговой и таможеннотарифной политики Минфина России господин Ю.
Инфо
Подпорин (смотрите материал «Спорные вопросы применения УСН» //Арсенал предпринимателя. – 2011. – № 12). Судебные органы также поддерживают предпринимателей.
Загрузка страницы
Как следует из указанной нормы, выдача денег на расходы, связанные с деятельностью ИП, производится на основании расходного кассового ордера 0310002, унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000). Указанный документ оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составляемому в произвольной форме, в котором указывается требуемая сумма и срок, на который производится выдача наличных.
Заявление визируется предпринимателем с указанием даты и передается в бухгалтерию. Обратите внимание, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
В командировке ип может сам себе платить суточные, уменьшая налоговую базу
НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, вправе учесть при налогообложении расходы на командировки, в частности, на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах;
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
В силу ст.
ТК РФ) и творческих работников, перечисленных в ст. 268 ТК РФ. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 166 ТК РФ указано, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому нельзя считать командировкой работу курьера, торгового агента, стюардессы, машиниста, проводника, водителя-дальнобойщика и т. д. Однако если данная категория лиц в интересах ИП направляется в поездку для выполнения поручения, отличного от своих основных трудовых обязанностей, то такая поездка будет считаться командировкой. Откуда и куда? Отметим, что командировкой признается выполнение поручения вне места постоянной работы. Обратимся к ст.
Из указанного Порядка учета вытекает, что ИП ведет учет доходов и расходов и хозяйственных операций путем фиксирования в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя операций о полученных доходах и произведенных расходах в момент их совершения на основе первичных документов позиционным способом. Так как в налоговом праве самостоятельное понятие «первичный документ» отсутствует, то на основании ст. 11
НК РФ предприниматели руководствуются понятием, закрепленным в Федеральном законе № 402-ФЗ. Следовательно, требование об использовании бухгалтерской «первички» распространяется на всех работодателей, в том числе и на ИП.
Должен ли ип сам на себя издавать приказ о командировке
НК РФ для исчисления налога на прибыль;
- если в процессе ознакомительного тура были приобретены МПЗ, то такие расходы можно включить в состав материальных расходов на основании подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;
- если предпринимателем произведены расходы на юридические услуги, то можно учесть их в составе расходов на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги в соответствии с подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;
- если в деловой поездке были заключены договоры поручения либо агентские договоры, то расходы по ознакомительному туру можно признать в составе расходов на выплату комиссионных, агентских вознаграждений и вознаграждений по договорам поручения в соответствии с подп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Однако и в этих случаях полностью исключить возможные претензии со стороны налоговых органов нельзя.
Согласно ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Согласно подп. 13 п. 1 ст.