Современное управление персоналом требует грамотного подхода ко всем аспектам кадровой работы. Правильно организованный документооборот поможет эйчару справиться с «бумагоемким» процессом при подборе персонала.
Как и любая деятельность, подбор персонала требует эффективного управления, в том числе - стандартизации и унификации. Его нельзя воспринимать как ситуативный поиск подходящих людей для выполнения конкретных задач. Если действия рекрутера будут хаотичными, без четкого плана действий, то результаты их окажутся весьма скромными.
Чтобы процесс закрытия вакансий был успешным, нужно построить четкую систему подбора и подробно описать все ее этапы в инструкции. Излишний бюрократизм? Нет, описание процесса подбора персонала необходимо для каждой современной компании.
В первую очередь следует разработать Положение о подборе персонала. Как правило, его готовит HR-подразделение, однако к подготовке и согласованию документа целесообразно привлечь и других руководителей: юристов (вопросы трудового законодательства), финансистов (бюджетирование) и пр.
Безусловно, специфика организации, ее цели и особенности кадровой политики отражаются на общей схеме подбора персонала, в то же время есть основные моменты, которые должны быть обязательно зафиксированы:
Механизм: как осуществляется подбор персонала?
Ответственность: кто отвечает за подбор и сопровождение кандидата? кто принимает окончательное решение?
Порядок, виды и методы подбора.
Бюджетирование затрат на подбор персонала.
Кроме того, должны быть своевременно разработаны все необходимые документы: форма заявки на подбор специалиста, анкета соискателя, бланк оценки результатов собеседования и т. д. Чтобы все эти документы приобрели статус корпоративного стандарта работы внутреннего рекрутера, они должны быть утверждены в качестве приложений к Положению о подборе персонала.
Как и любой документ, Положение о подборе персонала должно быть согласовано с другими подразделениями, утверждено руководителем компании и доведено до сведения всех участников этого процесса (в таблице 1 приведена примерная структура всего документа, а в таблице 2 - структура раздела «Технология подбора персонала»).
Табл. 1. Примерная структура Положения о подборе персонала
| Раздел | Содержание |
| Общие положения | Указываются: назначение документа основные цели (например, привлечение специалистов высокой квалификации) решаемые задачи (оценка, отбор кандидатов и др.) |
| Технология подбора персонала | Перечисляются все элементы процедуры заполнения вакансии: от поступления в службу персонала заявки на подбор сотрудника до принятия решения о найме. Указываются этапы, используемые процедуры и сроки подбора*. Обязательным условием является наличие регламентов по данной процедуре |
| Должности сотрудников, ответственных за подбор персонала | Подбор персонала осуществляется, как правило, при взаимодействии: внутреннего рекрутера руководителей структурных подразделений, где имеются вакансии сотрудников службы безопасности психолога (если такая должность предусмотрена). Каждый из них отвечает за определенный этап работы в рамках своей компетенции |
| Контроль и ответственность | Общий контроль и ответственность за соблюдение предусмотренных положением процедур поиска и отбора несет директор по персоналу |
|
* Например: оценка потребности в персонале (получение заявки) >> разработка комплекса требований к кандидату на должность >> размещение объявления о вакансии >> проведение тендера среди рекрутинговых и кадровых агентств >> работа с внутренним кадровым резервом >> первичный отбор (анкета, резюме) >> собеседование кандидата с менеджером по подбору персонала >> собеседование кандидата с линейным руководителем >> принятие решения о найме. |
|
Табл. 2. Примерная структура раздела «Технология подбора персонала» Положения о подборе персонала
|
Разделы Положения |
||
|
Раздел 1 |
Подбор персонала | Подготовка и согласование заявки на поиск кандидата |
| Описание рабочего места и компетенций, необходимых для занятия вакантной должности | ||
| Источники поиска кандидатов | ||
| Процесс отбора кандидатов | ||
|
Раздел 2 |
Прием на работу | |
| Оформление приема на работу | ||
| Личное дело сотрудника | ||
|
Раздел 3 |
Адаптация | |
|
Раздел 4 |
Ротация персонала | |
|
Раздел 5 |
Увольнение сотрудника | |
|
Приложения |
Формы, бланки, шаблоны документов | |
Весь процесс подбора персонала должен быть увязан с общей стратегией развития компании. Результаты работы внутренних рекрутеров будут содействовать достижению корпоративных целей, только если в организации выработана четкая HR-концепция,
Так, в компании «Киевская Инвестиционная Группа» по инициативе департамента персонала и при поддержке руководства в стандарты бизнес-планирования были внесены изменения и дополнения, касающиеся планирования численности персонала, изменения организационной структуры и бюджета затрат (на ФОТ, и, соответственно, на подбор персонала). В итоге планирование подбора персонала включено в общий долгосрочный стратегический план холдинга - как по отдельным проектам, так и по компании в целом. «План подбора персонала» (табл. 3 ) формируется исходя из потребностей в людях всех структурных подразделений «КИГ». Горизонт планирования - один год.
Табл. 3. Шаблон плана подбора персонала
План подбора персонала на 200___ год
|
Вакансия |
Дата подачи заявки |
План работы |
Срок выполнения |
|
Название вакансии |
Первичный отбор кандидатов, соответствующих квалификационным требованиям | ||
| Анализ анкетных данных, собеседование, передача пакета документов кандидатов, участвующих в финальном отборе, ответственным лицам (руководителям структурных подразделений) | |||
| Итоговое собеседование с руководителем | |||
| Принятие решения о приеме на работу/отказе кандидату | |||
|
Каналы поиска |
объявление на специализированных сайтах, в СМИ | ||
Разработка Плана подбора на период в один год дает возможность менеджеру по персоналу заранее сориентироваться в категориях сотрудников, которые будут востребованы в разных подразделениях компании. Этот документ обязательно учитывается при формировании сводного бюджета отдела подбора персонала. Пример одного из разделов бюджета (укрупненно - основные статьи) приведен в таблице 4 .
Табл. 4. Бюджет департамента управления и подбора персонала
|
№ п/п |
Наименование статьи расходов |
Кварталы |
Итого |
Комментарии |
|||
|
I |
II |
III |
IV |
||||
|
Подбор персонала: |
|||||||
| через рекрутинговые и кадровые агентства | |||||||
| реклама в СМИ (в том числе ТВ) | |||||||
| услуги специализированных интернет-сайтов | |||||||
| работа с кадровым резервом | |||||||
| посещение ярмарок карьеры | |||||||
| приглашение выпускников вузов на тестирование | |||||||
| Итого по статье 1 | |||||||
| ... | |||||||
| Директор департамента управления и подбора персонала |
Ф.И.О., подпись |
||||||
Приоритеты развития современного бизнеса меняются очень динамично, поэтому мы рекомендуем детализировать план подбора персонала поквартально или помесячно и регулярно его корректировать (особенно если оплата труда специалиста по подбору персонала жестко привязана к выполнению календарного плана). Подробная детализация помогает внутреннему рекрутеру пошагово разрабатывать и осуществлять конкретные мероприятия, четко понимая, какими временными и денежными ресурсами он располагает.
Конечно, зарубежные разработчики программного обеспечения для эйчаров давно предлагают автоматизированные рабочие места для внутренних специалистов по подбору персонала. Как правило, подобные программы поддерживают такие функции, как ведение и обработка баз данных, расчет статистических показателей, формирование различных отчетов и т. д. Менеджер по подбору может использовать готовые шаблоны документов или создавать собственные - в зависимости от особенностей работы и требований руководства.
Если у компании нет возможности приобрести специализированное ПО, то лучше разработать специальные шаблоны документов. Предлагаем коллегам несколько шаблонов, которые облегчат им работу при подборе персонала. Например, график собеседований удобно вести в программах Excel или Access - по аналогии с базой кандидатов (табл. 5 ).
Табл. 5. График проведения собеседований
|
№ п/п |
Дата проведения собеседования |
Время встречи |
Ф.И.О. кандидата |
Должность |
Источник поиска |
Положительные моменты |
Отрицательные моменты |
Результат встречи |
Телефон |
Адрес |
Зачастую специалисту по подбору сложно припомнить уже приходившего ранее на собеседование кандидата, ведь ежедневно перед его глазами проходит множество документов и людей. Лист собеседования, в котором отмечаются позитивные и негативные качества кандидата, поможет при необходимости освежить в памяти собеседование годичной давности. Огромный объем информации сложно (да и не нужно!) удерживать в памяти.
Отчетность - еще одно поле для стандартизации базовых документов: шаблоны отчетов позволят рекрутеру в любой момент представить требуемые сведения руководству. В своей практике мы используем следующие виды документов:
1. Достижения периода. Например:
Еженедельный отчет о работе HR-специалиста, представляющий собой перечень кандидатов, проходивших собеседование, с пометкой о результативности встреч (табл. 6 ).
Табл. 6. Еженедельный отчет о проведенных собеседованиях
Ежемесячный отчет о работе над закрытием вакансий (табл. 7 ).
Табл. 7. Ежемесячный отчет о работе над закрытием вакансий
|
Список вакансий открытых в период с … по … |
||||||
|
№ п/п |
Должность |
Размер з/п |
Управляющая компания/филиал |
Дата поступления заявки |
Примечание |
|
|
Результат работы по заявкам |
||||||
|
№ п/п |
Должность |
Размер з/п |
Ответственный за закрытие вакансии |
Управляющая компания/филиал |
Дата поступления заявки |
Примечание |
| Исполнитель | ||||||
Отчет о состоянии вакансии. Здесь отражается работа внутреннего рекрутера над конкретной вакансией (табл. 8 ). Отчет может быть представлен руководителю в виде служебной записки, включающей: описание проделанной за отчетный период работы, причины невыполнения поставленных задач, предложения и рекомендации для дальнейших действий.
Табл. 8. Отчет о состоянии работы по вакансии ________________________
|
Дата поступления заявки |
|||
|
Заказчик (структурное подразделение) |
|||
|
Проделана работа |
|||
|
Ф.И.О. кандидата |
Дата встречи |
Контактный телефон |
Результат |
|
Переданы заказчику |
|||
|
Ф.И.О. кандидата |
Дата передачи резюме |
Результат |
|
| Исполнитель | |||
Отчет о принятых на работу сотрудниках. В нем представляется список кандидатов, прошедших все этапы согласования, а также указываются даты, когда они выходят на работу (табл. 9 ).
Табл. 9. Отчет о кандидатах, принятых на работу
Отчет по увольнениям: ежеквартальный отчет о количестве уволившихся, включая детальную информацию о причинах их ухода из компании (табл. 10 ).
Табл. 10. Отчет об уволившихся сотрудниках
Рис. 1. Причины увольнений в компании N за _____ месяцев 200__ года
Рис. 2. Статистика увольнений в компании N за период ______________
Рис. 3. Соотношение закрытых и незакрытых вакансий в компании N на _______ 200__ года
Отчет о текучести кадров. Он может служить дополнением к ежегодному отчету о работе службы персонала. Помимо причин увольнения, желательно отразить в нем процентное соотношение технических специалистов и руководящих работников, привести данные о среднем стаже работы сотрудников в компании и другие статистические параметры.
3. Финансовые отчеты. Важные показатели работы службы управления персоналом содержатся в следующих документах:
Отчет о затратах на подбор персонала за определенный период (за неделю, месяц, квартал, полугодие, год - в зависимости от требований руководства). Пример шаблона для этого отчета приведен в таблице 11 .
Табл. 11. Отчет о финансовых затратах за _________ 200__ год по статьям подбора персонала
|
№ п/п |
Статья затрат |
Сумма, грн. |
Примечания |
Любой отчет обязательно подписывает подготовивший его сотрудник, указывая свою фамилию и должность, а также дату составления.
Порядок в отчетных документах позволяет руководителю HR-подразделения постоянно контролировать работу специалиста по подбору персоналу, своевременно оценивать результаты и эффективность его деятельности.
Опыт нашей работы свидетельствует, что затраченное на подготовку отчетов время позволяет оптимизировать работу всей HR-службы. Имея ясную картину ситуации с обеспечением компании человеческими ресурсами, эйчар сможет стать стратегическим партнером собственника бизнеса.
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала
Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.
При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — .
Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.
Взять у сотрудника документы
- Паспорт.
- Трудовую книжку.
- Страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС — если есть.
- Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
- Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
- Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях , 351.1 Трудового кодекса .
- Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.
Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.
О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. А покупку и расход купленных трудовых книжек записывайте в приходно-расходную книгу.
Оформить недостающие документы
Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.
Пенсионное свидетельство или СНИЛС
СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.
Чтобы оформить СНИЛС:
- Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, .
- Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
- Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
- Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
- Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
- Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
- Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.
Трудовая книжка
Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:
- Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку. Используйте .
- Заполните титульный лист трудовой книжки.
- Сделайте запись о приёме на работу.
Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно
Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:
- Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
- Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням , относится ли ваш работник к этой категории.
- Сотрудники до 18 лет.
- Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях .
Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.
Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.
Разработать локальные акты, если хотите
Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.
Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.
Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.
Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.
Подписать трудовой договор
Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса .
Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто и заполните пропуски.
Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.
Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.
Оформить приказ о приёме на работу
Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.
Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.
Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.
Чтобы провести вводный инструктаж:
- Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и .
- Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
- Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
- Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.
Заполнить личную карточку сотрудника
Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.
Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников
Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.
Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.
Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.
Что ещё?
Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:
- Провести спецоценку рабочих мест. Подробнее об этом читайте в статье Спецоценка условий труда .
- Вести график отпусков. Подробнее о нём читайте в статье Как отправить сотрудника в отпуск .
- Вести .
- А ещё: вовремя выдавать зарплату, оплачивать отпуска и больничные и сдавать кучу отчётности. Читайте статьи нашей справочной в разделе «Работа с сотрудниками» — там рассказываем об этом подробно.
А что если это не делать?
Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.
Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2018 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.
Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.
Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:
— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП .
— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП .
— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.
— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП .
Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.
Памятка
Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:
- Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
- Приказ о приёме на работу.
- Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
- Медицинская книжка работника, если она нужна.
- График отпусков.
- Табель учёта рабочего времени.
- Личная карточка работника.
- Штатное расписание.
- Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
- Документы воинского учёта.
- Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.
Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.
Современное управление персоналом требует грамотного подхода ко всем аспектам кадровой работы. Правильно организованный документооборот поможет эйчару справиться с «бумагоемким» процессом при подборе персонала.
Как и любая деятельность, подбор персонала требует эффективного управления, в том числе – стандартизации и унификации. Его нельзя воспринимать как ситуативный поиск подходящих людей для выполнения конкретных задач. Если действия рекрутера будут хаотичными, без четкого плана действий, то результаты их окажутся весьма скромными.
Чтобы процесс закрытия вакансий был успешным, нужно построить четкую систему подбора и подробно описать все ее этапы в инструкции. Излишний бюрократизм? Нет, описание процесса подбора персонала необходимо для каждой современной компании.
В первую очередь следует разработать Положение о подборе персонала. Как правило, его готовит HR-подразделение, однако к подготовке и согласованию документа целесообразно привлечь и других руководителей: юристов (вопросы трудового законодательства), финансистов (бюджетирование) и пр.
Безусловно, специфика организации, ее цели и особенности кадровой политики отражаются на общей схеме подбора персонала, в то же время есть основные моменты, которые должны быть обязательно зафиксированы:
Механизм: как осуществляется подбор персонала?
Ответственность: кто отвечает за подбор и сопровождение кандидата? кто принимает окончательное решение?
Порядок, виды и методы подбора.
Бюджетирование затрат на подбор персонала.
Кроме того, должны быть своевременно разработаны все необходимые документы: форма заявки на подбор специалиста, анкета соискателя, бланк оценки результатов собеседования и т. д. Чтобы все эти документы приобрели статус корпоративного стандарта работы внутреннего рекрутера, они должны быть утверждены в качестве приложений к Положению о подборе персонала.
Как и любой документ, Положение о подборе персонала должно быть согласовано с другими подразделениями, утверждено руководителем компании и доведено до сведения всех участников этого процесса (в таблице 1 приведена примерная структура всего документа, а в таблице 2 – структура раздела «Технология подбора персонала»).
Табл. 1. Примерная структура Положения о подборе персонала
| Раздел | Содержание |
| Общие положения |
Указываются: назначение документа основные цели (например, привлечение специалистов высокой квалификации) решаемые задачи (оценка, отбор кандидатов и др.) |
| Технология подбора персонала | Перечисляются все элементы процедуры заполнения вакансии: от поступления в службу персонала заявки на подбор сотрудника до принятия решения о найме. Указываются этапы, используемые процедуры и сроки подбора*. Обязательным условием является наличие регламентов по данной процедуре |
| Должности сотрудников, ответственных за подбор персонала |
Подбор персонала осуществляется, как правило, при взаимодействии: внутреннего рекрутера руководителей структурных подразделений, где имеются вакансии сотрудников службы безопасности психолога (если такая должность предусмотрена). Каждый из них отвечает за определенный этап работы в рамках своей компетенции |
| Контроль и ответственность | Общий контроль и ответственность за соблюдение предусмотренных положением процедур поиска и отбора несет директор по персоналу |
* Например: оценка потребности в персонале (получение заявки) >> разработка комплекса требований к кандидату на должность >> размещение объявления о вакансии >> проведение тендера среди рекрутинговых и кадровых агентств >> работа с внутренним кадровым резервом >> первичный отбор (анкета, резюме) >> собеседование кандидата с менеджером по подбору персонала >> собеседование кандидата с линейным руководителем >> принятие решения о найме.
Владислава РУТИЦКАЯ,
Людмила СИРИК
Управление штатом на сегодняшний день нуждается в грамотном подходе к любым аспектам работы с кадрами. Именно грамотно организованный документооборот поможет в разы упростить многие моменты в отношении подбора персонала.
Как каждая деятельность, подбор персонала к себе требует внимания, эффективного управления и соблюдения определенных стандартов. Его не стоит воспринимать как простой поиск нужного кандидата на должность и, если действия будут необдуманными и хаотичны - результат окажется весьма плачевен. Дабы сам процесс был эффективен и дал желаемый результат - стоит проработать четкую и ясную систему в отношении подбора, подробно описав все пошагово.
Пример приложения о подборе персонала будет описан в этой статье. Как и любой документ внутренней деятельности компании само Положение согласовывается с иными подразделениями внутри компании, утверждается руководством и доводиться до ведома каждого сотрудника. Сам процесс отбора кандидатов на должность не должен противоречить общей политике и позиции компании и идти в шаг с ее корпоративными целями.
Как правило, сам План, в большинстве своем составляется на годичный срок - это позволит кадровому менеджеру хорошо ориентироваться в штате, категории сотрудников, востребованных в той или иной сфере и подразделении. Именно этот документ финотделом учитывает при составлении свободного бюджета для отдела по подбору персонала.
Если говорить о том, как найти сотрудников быстро, то за рубежом многие компании используют автоматизированные системы и рабочие места для сотрудников, занимающимся подбором персонала. Если же компания не в состоянии приобрести специальное ПО, тогда оптимально в этом отношении разработать для внутреннего пользования соответствующие шаблоны документов или же создать свои собственные. В этом отношении стоит рассмотреть самые распространенные шаблоны такой документации.
Как показывает практика многим специалистам часто приходится сложно упомнить все проведенные собеседования из-за текучести и большого объема соискателей, документов и информации. Именно лист собеседования в этом отношении - то, что поможет освежить в памяти всю необходимую информацию, положительный или же отрицательный результат интервьюирования.
Отчеты - еще один вид документа для базы данных менеджера по подбору персонала. При всем том, что есть обычные и горячие вакансии Москва или Питер, Пермь или Краснодар, такие документы покажут при грамотном составлении отчета, всю необходимую информацию. В частности, на практике оптимально использовать такие виды отчетов как:
- Достижения за конкретный период, когда подается отчет за наделю, декаду или месяц, содержащий в себе список соискателей, результаты проведенных собеседований.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации. Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации управленческих решений по вопросам управления персоналом и состоит в организации разработки и применения методических документов и ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Правовое обеспечение системы управления персоналом осуществляет следующие задачи:
Правовое регулирование отношений между работником и работодателем;
Защита законных прав и интересов работников.
Основными правовыми документами по правовому обеспечению являются Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, закон о занятости населения и Указ Президента РФ о социальном партнерстве и разрешении трудовых споров. Ответственность за обеспечение документами правового характера несет юридическая служба организации, а при ее отсутствии - руководитель организации.
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом - создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основные делопроизводственные функции системы управления персоналом: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.
Информационное обеспечение системы управления персоналом - совокупность единой системы классификации и кодирования техникоэкономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в системе управления персоналом.
Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств.
Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.
Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).
Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.
Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле.
На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.
Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению, виды и категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.
Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.
Документы группируются по их содержанию: нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера; документы технического, технико-экономического и экономического характера.
Первая группа включает нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления.
Документы второй группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом.
Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов, нормы планировки помещений и рабочих мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; типовые нормы времени, различные отчеты, система стандартов по технике безопасности и пр.
Важнейшим внутренним организационно-регламентирующим документом является Положение о под разделении - деятельности какого-либо структурного подразделения кадровой службы (его задачи, права, функции, ответственность).
На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего распорядка, которые включают следующие разделы:
общие положения;
порядок приема и увольнения рабочих и служащих;
основные обязанности рабочих и служащих;
4)основные обязанности администрации;
рабочее время и его использование;
поощрение за успехи в работе;
ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В распоряжении кадровой службы находятся все нормативные акты, на основании которых составляются документы внутреннего пользования:
коллективный договор;
правила внутреннего трудового распорядка;
положения о подразделениях (отделах, службах, группах) и др.
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделения службы управления персоналом. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.
К документам организационно-методическо го характера относятся следующие:
положение по формированию кадрового резерва в организации;
положение по организации адаптации работников;
положение по урегулирования взаимоотношений в коллективе;
5(положение по оплате и стимулированию труда; 6) инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Основополагающим документом в кадровой службе является должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.